Auf die EU-Entgelttransparenzrichtlinie im Unternehmen jetzt richtig vorbereiten und startklar sein (2024)

Mit der Verabschiedung der „EU-Entgelttransparenzrichtlinie“ (EU Equal Pay-Directive) im Jahr 2023 hat durchaus eine neue Ära in der Entgeltpolitik begonnen, die ebenso grundlegende wie unmittelbare Wirkung für die betriebliche Praxis haben wird. Insofern stellt sich für viele Unternehmen nun konkret die Frage, was auf sie „zukommt“ und wie sie sich darauf vorbereiten können.

Zeitrahmen: bis 2026 gilt es zu handeln

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist im Juni 2023 in Kraft getreten und schreibt die Umsetzung in nationales Recht für alle Mitgliedsstaaten bis 2026 vor. Sie hat die Zielsetzung, nicht nur „Transparenz“ über die gezahlte Vergütung zu schaffen, sondern „Vergütungsgerechtigkeit“ zu gewährleisten, insbesondere zwischen den Geschlechtern. Gleichwertige Arbeit soll auch gleichwertig entlohnt werden.

Unternehmen ab 150 Mitarbeitenden müssen dann erstmalig für 2027 einen Equal-Pay-Report für das Jahr 2026 vorlegen; Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden müssen erstmals 2031 für 2030 berichten.

In diesem Artikel: Länder treiben Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie voran – Unternehmen sollten jetzt handelnhaben wir bereits die Maßnahmen beschrieben, die Unternehmen gemäß der Richtlinie zur Sicherstellung von „Equal Pay“ und Entgelttransparenz befolgen müssen. Heute setzen wir den Fokus auf die Frage, wie sich Unternehmen pragmatisch auf die Richtlinie vorbereiten können.

„Readiness Checks“ verschaffen Unternehmen einen Blick auf die wesentlichen Handlungsfelder

Die Vorgaben der Richtlinie bedeuten, das Unternehmen Strukturen und Prozesse zur Ermittlung und Angleichung von ungerechtfertigten Lohnunterschieden einrichten müssen – insbesondere

• Stellen-/Jobstrukturen, die transparent vergleichbare bzw. gleichwertige Stellen identifizieren und klassifizieren, um in den Equal-Pay-Analysen Mitarbeitendengruppen mit identischen bzw. gleichwertigen Stellen vergleichen zu können
• Vergütungsstrukturen, die Geschlechtsneutralität sicherstellen
• Valide Vergütungs- und Benefitsdaten als Basis für die Entgeltanalysen und den Aufbau von Knowhow zur Durchführung der wiederkehrend geforderten Analysen und Ergebniskommunikation
• Umgang mit der erhöhten Transparenz: Entwicklung einer Kommunikationsstrategie zur Befähigung der Führungskräfte zur Erklärung/Herleitung der Vergütung Ihrer Teammitglieder sowie transparente Information an Mitarbeitende über Ihre Vergütung und die Rechte rund um die Entgelttransparenz

Speziell die Anforderungen an die Entgelttransparenz bedingen, dass die oben genannten Strukturen und Prozesse nicht nur existieren, sondern in Ihrer Anwendung auch dokumentiert sind – nur wenn Vergütungsentscheidungen auf klar definierten „Regeln“ basieren, sind sie auch vollständig nachvollziehbar. Ein „Readiness Check“ ist eine erste Bestandsaufnahme und Orientierung, wo das Unternehmen bzw. die lokalen Gesellschaften hinsichtlich der künftigen Anforderungen stehen.

WTW verwendet für diesen „Readiness Check“ einen Beurteilungsbogen, mit denen die relevanten Strukturen, Prozesse und Vergütungsregelungen eingeschätzt werden. Auf Basis der Rückmeldungen können dann z.B. fehlende oder unzureichende Elemente identifiziert werden, die die Unternehmen für die Umsetzung der Richtlinie und die geforderte Entgelttransparenz benötigen werden. Wird bei der Erhebung im Rahmen des „Readiness Checks“ zum Beispiel deutlich, dass im Unternehmen keine Strukturen/Instrumente vorhanden sind, die eine Klassifizierung gleicher oder gleichwertiger bzw. ähnlicher Tätigkeiten/Jobs erlaubt, fehlt ein zentrales Element zur Schaffung von Entgelttransparenz. Ähnliches gilt, wenn z.B. Entscheidungen über Gehaltserhöhungen nicht nachvollziehbar sind, weil dazu kein Verfahren/Prozess etabliert ist.

Ein „Readiness Check“ verschafft einen Überblick über wesentliche Handlungsfelder, die sich für das Befolgen der EU-Richtline ergeben und hilft, Prioritäten zu setzen.

Fair Pay-Analysen – Pilotprojekte geben wertvolle Hinweise

Die „Equal Pay“-Analysen stellen ein Kernelement in der EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz dar – mithilfe dieser Analysen wird pro Unternehmen bzw. juristischer Einheit das sog. „Gender Pay Gap“ bestimmt, also der Umfang des Vergütungsunterschied zwischen den Geschlechtern.

Entscheidend für die Vorbereitung ist für Unternehmen dabei die Tatsache, dass die EU-Richtlinie im Wesentlichen zwei zu berechnende Elemente vorgibt. So wird in ihr wird definiert, dass extern über das sogenannte “unbereinige Pay Gap” berichtet werden muss. Mit unbereinigt ist hier rein das Durchschnittsgehalt aller männlichen Mitarbeiter im Vergleich zum Durchschnittsgehalt der Frauen gemeint. Intern muss das Unternehmen darüber hinaus allerdings auch über das “bereinige Pay Gap” Bericht erstatten. Es wird also beispielsweise mit Hilfe von multivariaten Regressionsanalysen mit einberechnet, dass es durchaus Gehaltsunterschiede geben darf, solange sie objektiv erklärt werden können. Zentrale Kriterien, die eine unterschiedliche Vergütung bei „gleicher Tätigkeit“ rechtfertigen, können beispielsweise „funktionsbezogene Kriterien“ wie die Stellenwertigkeit oder der Tätigkeitsbereich (Personalbereich, Finanzen, IT…) sein, aber auch „personenbezogene Kriterien“ wie Leistungsbeurteilungen oder Erfahrung. Die Kriterien zur Berechnung des „Gender Pay Gaps“ sind in der EU-Richtlinie aktuell noch nicht klar definiert, und es gilt abzuwarten, ob dies in der nationalen Gesetzgebung deutlicher umgesetzt wird.

Die Berechnung des Richtlinien-konformen „Gender Pay Gaps“ ist dennoch bereits jetzt empfehlenswert – wie bereits in unserem vorigen Artikel skizziert, sollten Unternehmen die verbleibende Zeit bis zum Inkrafttreten des Gesetzes für die Vorbereitung nutzen. Denn eine initiale „Fair Pay-Analyse“ oder sogenannte “Pilotprojekte” geben wertvolle Erkenntnisse über die Ausgangslage, den Status-Quo des „Gender Pay Gap“ aber auch die Datenbasis. In der Praxis hat sich bewährt, „Piloten“ z.B. für große Rechtseinheiten oder einzelne Länder durchzuführen, für die mittels Regressionsanalysen das „Gender Pay Gap“ entsprechend der EU-Entgelttransparenzrichtlinie ermittelt wird. Die Ergebnisse ermöglichen dann eine valide Abschätzung des Handlungsbedarfs, der sich beispielsweise ergibt, hinsichtlich

• Datenqualität und Datenverfügbarkeit zur objektiven Erklärung von Gehaltsunterschieden
• Bedarf an strukturellen Anpassungen (bspw. HR-Prozesse, Job Architektur)
• Systemischer Risiken, in Bereichen mit einem „bereinigten Gender Pay Gap“ über 5%
• Individuellem Gehaltsanpassungsbedarf, wenn einzelne Mitarbeitende im internen Vergleich deutlich unter dem Erwartungswert liegen

Bei begrenztem Ressourcenaufwand liefern Pilotprojekte wertvolle Ergebnisse zur Abschätzung des Handlungsbedarfs auf dem Weg zu „Pay Transparency”, sowohl in qualitativer als auch in quantitativer Hinsicht. Je früher man also mit einer initialen Analyse startet, desto eher gewinnt man wertvolle Erkenntnisse.